O uso de papel e documentos no escritório

O escritório é um ambiente no qual ocorre um trabalho, geralmente é intelectual e administrativo. É quase sempre um espaço físico organizado de inúmeras maneiras e apresentando formas diversas e características ao trabalho realizado.

O material então, por sua vez, tem um conjunto de ferramentas e elementos necessários para realização desses serviços. Assim, todo equipamento de escritório é composto pelos aparelhos eletrônicos, pelos itens de papelaria e pelas atividades de escritório – que definirão os itens utilizados.

Assim, podemos listar como alguns dos equipamentos de escritório:

• Computadores;
• Mesas e cadeiras;
• Scanner;
• Itens de papelaria.

Todos esses elementos são importantes para que o escritório funcione de forma adequada e plena, de modo a desenvolver seus processos de logistica mais rápidos.

Os escritórios foram mudando ao longo do tempo, adotando novas tecnologias para tornar a sua rotina mais otimizada.

Itens de papelaria que são importantes dentro de um escritório

Por serem efetuados trabalhos burocráticos, os itens de papelaria dentro de um escritório são importantíssimos para a facilidade da vida dos profissionais. Obviamente, isso depende se a pessoa é um grande executivo ou trabalha em home-office, se trabalha em um armazem ou em um prédio com elevador.

Existem itens que estarão no dia a dia da empresa e terão a mesma organização, para trabalhar com mais agilidade e sem perda de tempo.

Além disso é importante destacar que ao usar uma papelaria, um papel crepom bem casado apresenta diversas utilidades para eventos ou algumas tarefas específicas.

No entanto, com relação a documentações é necessário utilizar modelos oficiais e timbrados, pois assegura para a sua empresa mais credibilidade nas suas relações.

Materiais: tudo o que precisa saber

Há uma grande variedade de materiais disponíveis para escritório e os principais são:

1. Papel A4

São os papéis mais simples e baratos e muito utilizados nos escritórios. A folha tem uma característica fina e lisa e tem a cor branca. Quase sempre é vendida em pacotes (também chamada de resmas) com 500 unidades.

São usados em larga escala para imprimir notas fiscais, fazer xerox, e etc.

2. Papel timbrado para escritório

É um tipo de papel que vem já com o logo, slogan e ilustração da empresa. É uma forma de mostrar ao cliente um documento já identificado.

3. Papel crepom

Já com relação a decorações em datas comemorativas ou durante a realização de algum evento interno, uma boa forma de torna o ambiente mais agradável e aumentar o engajamento dos colaboradores é com a utilização de papéis diferenciados e outras peças decorativas.

Nesse cenário, é possível destacar o uso de papel crepom impermeável que por ter cores diversas torna o ambiente mais dinâmico.

Outro uso para esse papel é na distribuição de brindes, também voltados ao engajamento dos colaboradores.

4. Envelopes

Todo escritório precisará organizar seus documentos e uma das formas de fazer isso é colocando-os em envelopes. Eles podem ser brancos, em papel monolúcido, envelopes tipo saco e com diferentes modelos personalizados.

As cores dos envelopes mudam bastante e pode-se usar um carimbo da empresa para a personalização dos envelopes. Aconselha-se a fazer envelopes timbrados em papel monolúcido e com qualidade. Isso demonstra ao cliente confiabilidade, além de conferir mais segurança aos documentos arquivados – por se tratar de um material mais resistente.

5. Organizadores para escritório

Um escritório bem planejado contará com organizadores. Esses itens são caixas de borracha ou então de plástico com grande resistência e que ajudam a guardar pastas, orçamentos, contatos e muitos outros. Mas, a ideia é sempre guardar um material de papelaria não muito acessado.

6. Pastas de arquivo

Além dos envelopes, existem as pastas de arquivos, super úteis para guardar, separar e também sistematizar o material durante o dia. Há pastas com separadores que ajudam na organização do tipo de documento.

Há modelos de papelão, plástico e até de couro.

7. Kit para escrever

Isso inclui todo e qualquer tipo de material que serve para escrever e registrar, como canetas, lápis, líquido de paper, lapiseira, apontador e grafite.

8. Etiquetas

São adesivos que podem ser em branco ou então com limites demarcados para registrar qualquer informação em cima.

São bastante úteis para organização de escritório, seja para registrar uma pasta, um pedestal ou então uma caixa arquivo.

São também importantes para dar um acabamento mais arrojado aos CD’s e DVD’s.

9. Grampeadores

Os grampeadores são extremamente úteis pois eles organizam a papelada, agrupando diversas páginas por meio de um grampo. Existem grampeadores pequenos e grandes, que conseguem juntar de uma vez cerca de 100 folhas – o que varia de acordo com o porte do equipamento.

10. Maleta para arquivo de escritório

Compõe o que chamamos de kit de organização de documentos, é onde se pode alocar diversos tipos de papel e documento. Ajuda a colocar os documentos menos acessíveis e a protege-los da poeira.

11. Calculadora

São encontradas nas versões mais simples até as mais complexas como as científicas e as financeiras. Senão imprescindíveis para qualquer momento e para verificar se não houve erros.

Assim, vimos que um escritório tem diversos equipamentos que são de extrema importância para que o serviço ali realizado seja feito com qualidade e eficiência.